Procurement  Officer at Ministry of Health

2152

POSITION                    Procurement  Officer

DEPARTMENT           :   Procurement   Unit

RESPONSIBLE  TO     Procurement  Manager

 

JOB  SUMMARY

To  reinforce  the  Procurement  Unit  of  the  Ministry  of  Health  in  discharging  its  duties  in  accordance  with  the  Donor’s  procurement  rules  and  the  Government  of  Lesotho  regulations.

 

MAIN  DUTIES  AND  RESPONSIBILITIES

  • Liaise with  the  program  managers  to  establish  the  requirements  in  relation  to  procurement.
  • Assist program  manager  in  preparing  the  specifications  and  selection  criteria  for  the  goods  needed.
  • Prepare Request  for  Quotations  (RFQs)  clearly  indicating  the  specifications  &  the  quantities  of  the goods  required  as  well  as  expected  delivery  schedules.
  • Solicit quotations  from  suppliers  in  connection  with  international  and/or  national  shopping  methods of  procurement.

Lead  the  evaluation  process  of  the  received  quotations  for  selecting  the  appropriate  supplier.
Fill  in  the  requisition  forms  and  prepare  purchase  orders  to  commence  contractual  relationship  with the  selected  supplier.

  • Draft contract  conditions  in  consultation  with  the  Procurement  Manager  to  ensure  that  the  Employer/Client  are  adequately  catered  for  before  entering  into  a  contract  with  any  supplier.
  • Inspect the  goods  delivered  in  consultation  with  the  beneficiary  program  manger  to  ensure  that the  supplier  has  satisfied  his  contractual  obligations  and  goods  delivered  are  in  accordance  with  the agreed  specifications.

Review  invoices  submitted  by  the  suppliers  and  ensure  that  the  contractual  terms  and  conditions  are met  and  recommend  them  for  payment  to  the  authorities  accordingly.

  • Prepare and  issue  Acceptance  Certificates  to  the  suppliers  in  relation  to  the  delivered  and  accepted goods.
  • Prepare bidding  documents  in  accordance  with  the  agreed  procedures  between  the  Government  of Lesotho  and  Donor  Agencies  for  procurement  of  goods  using  National  Competitive  Bidding  and/or International  Competitive  Bidding  methods.
  • Assist  program  managers  to  prepare  sound  Terms  of  References  (TORs)  matching  the  selection  criteria. Prepare  Request  for  Proposals  (RFPs)  for  consulting  services  ensuring  that  the  documents  are  detailed enough  to  enable  the  prospective  consultants  to  prepare  their  proposals  on  the  same  footing.
  • Lead the  evaluation  process  and  prepare  evaluation  reports  to  be  forwarded  to  the  Tender  Panel  and the  Donor  Agencies  for  approval.
  • Compile contract  documents  for  signing  by  the  Employer  and  the  selected  supplier/contractor.
  • Safe-keep all  the  documents  leading  to  the  award  of  contract  and  as  well  as  the  signed  contract  for  the purpose  of  post  review  and  auditing.
  • Update the purchase  order  register  and  contract  registers  to  ensure  that  all  the  necessary  information is  properly  recorded.
  • Record all  the  information  regarding  the  vendors  providing  the  goods  normally  procured  under  the Ministry  of  Health.
  • Assist the  Health  Planning  and  Statistics  Department  in  preparing  annual  budgets  and  cash  flows  as well  as  annual  and  quarterly  reports.

 

Qualifications  and  Experience:

        Degree  in  Social  Sciences  (Business  Management/BA  Economics/BCom/  Pubic  Administration)  ,  plus two  (2)  years’  working  experience.

OR

        Degree/Advanced  Diploma  in  Supply  Chain  Management,  plus  two  (2)  years’  working  experience.

        Experience  in  donor  funded  projects  will  be  an  advantage.

 

Required  skills:

        Proficiency  in  Microsoft  office  suite  packages,

        Hard  working  and  ability  to  work  under  pressure  to  meet  strict  deadlines, >        Good  communication  skills,

        Has  integrity  and  upholds  highest  ethical  standards.

 

Duration  and  Remuneration:

This  position  is  performance  based  and  is  for  (1)  year  period,  with  a  possibility  of  an  extension  based  on  performance  and  availability  of  funding.

The  salary  for  this  position  is  market  related,  but  will  also  be  commensurate  with  requisite  qualifications  and  experience.

 

Contact:

Written  applications,  CVs  and  certified  copies  of  educational  certificates  should  be  submitted  to  attention  of:  Procurement  Manager,  Ministry  of  Health  Headquarters,  Ground  Floor,  Corner  Constitution  and  Linare Road,  P.O.  Box  514,  Maseru.  100.  Email  address:  lydiam@health.gov.ls

 

Contact:  (+266)  22325314

Closing,  Date  for  the  applications  is  Friday  the  28th  September,  2018  at  12:00  noon .

Comments