Procurement Officer at Ministry of Education and Training

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Applications are  invited  from  suitably  qualified  local  candidates  for  the following  positions  tenable  in  the  Ministry  of  Education  and  Training:

DEPARTMENT    :  ADMINISTRATION

POSITION            :  PROCUREMENT  OFFICER

GRADE  :  G  (M177  192.00-  M210  972.00  P/A)

Job  Summary

Under  the  supervision  of  Senior  Procurement  Officer,  Procurement  Officer implements  policies  relating  to  the  procurement  of  goods,  works  and  services for  use  by  the  organization.

KEY  TASKS  AND  RESPONSIBILITIES

1.0    Administration  of  the  Procurement  Unit  Activities

1.1         Implements  procurement  in  line  with  the  Regulations,  the Procurement  Manual,  the  Procurement  Process  Operating Instructions  and  other  instructions  and  guidance  as  may  be issued  from  time  to  time.

1.2         Consolidates  procurement  documents  so  that  procurement  of goods,  works  and  services  is  carried  out  according  to  the  terms and  conditions  set  out  in  the  Annual  Procurement  Plan  to
achieve  value  for  money.

1.3         Carries  out  the  day  to  day  administration  of  the  Procurement Unit  for  effective  running  of  the  Unit.

2.0         Implementation  of  Procurement  Legal  Framework  and  Corruption Control  Measures

2.1         Makes  necessary  checks  and  avail  information  pertaining  to procurement  transactions  in  order  to  reduce  fraud  and corruption.

2.2         Reports  to  the  Senior  Procurement  Officer  any  cased  of suspected  or  confirmed  fraud  for  appropriate  action  to  be  taken

2.3         Carries  out  an  initial  scrutiny  of  requisitions  received  by  the Procurement  Unit  to  ensure  that  they  are  completed  and  signed correctly.

2.4         Liaises  with  user  divisions  to  rectify  any  errors  or  omission  and refers  to  the  Senior  Procurement  Officer  any  issues  he/she  is unable  to  resolve.

3.0         Disposal  of  Unserviceable,  Obsolete  and  Surplus  Stores/Asset Items

3.1         Coordinates  the  establishment  of  the  inspection  team  for processing  the  disposal  of  store/assets.

3.2         Assess  the  condition  of  the  store/assets  and  set  reserve  values together  with  the  Inspection  team  to  determine  their disposability.

3.3         Prepares  report  of  the  condition  of  the  store/assets  and proposed  reserve  process  to  achieve  value  for  money.

4.0         Facilitation  of  the  Procuring  Process

4.1         Prepares  the  initial  draft  of  the  invitation  to  tender  documents including  the  draft  contract  and  submits  these  to  the  Senior Procurement  Officer  for  approval  and  issue.

4.2         Ensures  that   invitations  to  tender  packages  arc  complete  and issued  at  the  same  time  to  all  potential  tenders  for  fairness.

4.3         Prepares  advertisements  and  notices  of  contract  award  for  the Government’s  Contracts  Bulletin  and  ensure  these  are submitted  in  accordance  with  the  timescales  laid  down  in  the Regulations.

4.4         Ensures  that  any  appeal  to  the  Procurement  Unit  against procurement  decisions  is  brought  immediately  to  the  attention of  senior  management  so  that  it  may  be  handled  within  the timescale  laid  down  in  the  Regulations.

5.0         Supervision  of  Junior  Staff  and  Store  Operations

5.1         Counter-checks  stock  invoices  before  they  are  forwarded  for payment  for  accuracy.

5.2         Maintains  file  records  of  stock  prices,  suppliers  lists, specifications,  catalogues  and  other  information  for accountability.

5.3         Obtains  quotations  for  goods  and  services  after  approval  for procurement  has  been  obtained  for  price  comparison.

5_4       Supervises  junior  staff  and  monitors  stock  and  turnover  of  items       and  acts  accordingly  to  manage  the  situation  effectively.

5.5         Supervises  the  input  of  data  into  the  inventory  module  system by  ensuring  that  all  transactions  are  correctly  posted  on  daily basis,  and  arranges  periodic  stock  taking.

5.6         Conducts  periodic  checks  of  stores  to  ensure  that  stocks  are  well places  and  tallying  with  information  on  the  bin  and  ledger  cards.

5.7         Provides  adequate  security  and  ensures  that  physical  facilities comply  with  relevant  legislation,  safety  codes  and  other instructions  and  guidance.

5.8         Ensures  that  staff  under  his/her  management  control  is  aware of  the  health  and  safety  considerations  relating  to  their  activity.

JOB  SPECIFICATIONS

Education  and  Experience

➢   Master’s  Degree  in  Purchasing  and  Supply  Chain  Management

OR

➢    Master’s  Degree  in  Business Management/Administration/BABE/BCOM  Management/Marketing.

OR

•  Bachelor’s  Degree  in  Purchasing  and  Supply  with  at  least  two  (2)  years    working  experience  as  Assistant  Procurement  Officer.

OR

➢     Bachelor’s  Degree  in  Business Management/  Administration/  BABE/  BCOMM  Management/  Marketing plus  Foundation  Diploma  in  Purchasing  and  Supply  with  at  least  three (3)  years  working  experience.

OR

➢  Advanced  Certificate  in  Purchasing  and  Supply  with  at  least  four  (4)        years  working  experience  in  procurement  at  the  level  of  Assistant Procurement  Officer.

Membership  of  any  relevant  professional  body  in  procurement  and  supply chain  management  shall  be  an  added  advantage.

PLEASE  NOTE  THAT  ONLY  SERVING  OFFICERS  MAY  APPLY  FOR            GRADE  F  POSITIONS  HERE  ADVERTISED.

Applications  on  the  relevant  forms  G.P.  104  for  serving  officers and  G.P. 103  for  job  seekers  duly  accompanied  by  certified copies  of  educational certificates,    performance    appraisal forms transcripts,  diplomas  etc.  must  be  addressed  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Education  and  Training

P.  O.   Box  47

Maseru  –  100

Not  later  than,  30th  October,  2019

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