Procurement Officer

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DEPARTMENT : ADMINISTRATION

JOB  TITLE : PROCUREMENT  OFFICER

GRADE :   G

NO.  OF  POSITIONS : ONE  (1)

RESPONSIBLE  TO : SENIOR  PROCUREMENT  OFFICER

JOB  SUMMARY
Under  the  general  supervision  of  the  Senior  Procurement  Officer,  the  incumbent  is responsible  for  implementing  policies  relating  to  the  procurement  of  goods,  works and  services  for  use  by  the  organisation.

KEY  TASKS  AND  RESPONSIBILITIES:

1.0       Administration  of  the  Procurement  Unit  Activities

1.1       Implements  procurement  in  line  with  the  Regulations,  the  Procurement Manual,  the  Procurement  Process  Operating  Instructions  and  other instructions  and  guidance  as  may  be  issued  from  time  to  time.

1.2       Consolidates  procurement  documents  so  that  procurement  of  goods, works  and  services  is  carried  out  according  to  the  terms  and  conditions set  out  in  the  Annual  Procurement  Plan  to  achieve  value  for  money.

1.3       Carries  out  the  day  to  day  administration  of  the  Procurement  Unit  for effective  running  of  the  Unit.

2.0       Implementation  of  Procurement  Legal  Framework  and  Corruption Control  Measures.

2.1       Makes    necessary    checks    and    avail    information    pertaining    to procurement  transactions  in  order  to  reduce  fraud  and  corruption.

2.2       Reports  to  the  Senior  Procurement  Officer  any  cases  of  suspected  or confirmed  fraud  for  appropriate  action  to  be  taken.

2.3       Carries   out   an   initial   scrutiny   of   requisitions   received   by   the Procurement   Unit  to  ensure  that  they  are  completed  and   signed correctly.

2.4       Liaises  with  user  divisions  to  rectify  any  errors  or  omissions  and  refers to  the  Senior  Procurement  Officer  any  issues  he/she  is  unable  to resolve.

3.0  Disposal  of  Unserviceable,  Obsolete  and  Surplus  Stores/Asset
       Items

3.1  Coordinates  the  establishment  of  the  Inspection  team  for  processing  the disposal  of  stores/assets.

3.2  Assesses  the  condition  of  the  stores/assets  and  sets  reserve  values
       together   with  the  Inspection  team  to  determine  their  disposability.

4.0  Facilitation  of  the  Procuring  Process

4.1  Prepares  the  initial  draft  of  the  invitation  to  tender  documents  including the  draft  contract  and  submits  these  to  the  Senior  Procurement  Officer  for approval  and  issue.

4.2  Ensures  that  invitations  to  tender  packages  are  complete  and  issued  at  the same  time  to  all  potential  tenderers  for  fairness.

4.3  Prepares  advertisements  and  notices  of  contract  award  for  the Government’s  Contracts  Bulletin  and  ensures  these  are  submitted  in accordance  with  the  timescales  laid  down  in  the  Regulations.

4.4  Ensures  that  any  appeal  to  the  Procurement  Unit  against  procurement decisions  is  brought  immediately  to  the  attention  of  senior  management  so that  it  may  be  handled  within  the  timescale  laid  down  in  the  Regulations.

5.0  Supervision  of  Junior  Staff  and  Stores  Operations

5.1  Counter-checks  stock  invoices  before  they  are  forwarded  for  payment  for accuracy.

5.2  Maintains  file  records  of  stock  prices,  s;_ippliers  list,  specifications,
      catalogues  and  other  information  for  accountability.

5.3  Obtains  quotations  for  goods  and  services  after  approval  for  procurement has  been  obtained  for   price  comparison.

5.4  Supervises  junior  staff  and  monitors  stocks  and  turnover  of  items  and  acts accordingly,  to  manage  the  situation  effectively.

5.5  Supervises  the  input  of  data  into  the  inventory  module  systems  by ensuring  that  all  transactions  are  correctly  posted  on  daily  basis,  and arranges  periodic  stock  taking.

5.6  Conducts  periodic  checks  of  stores  to  ensure  that  stocks  are  well  placed and  tallying  with  information  on  the  bin  and  ledger  cards.

5.7  Provides  adequate  security  and  ensures  that  physical  facilities  comply  with relevant  legislation,  safety  codes  and  other  instructions  and  guidance.

5.8  Ensures  that  staff  under  his/her  management  control  is  aware  of  the health  and  safety  considerations  relating  to  their  activity.

JOB  SPECIFICATIONS

Education  and  Experience

Master’s Degree in Business Administration/Management, Public Administration  and  Economics.

OR

Bachelor’s       Degree    in       Business       Administration/Management,       Public Administration  and   Economics  plus  CIPS  Foundation  Diploma /  Advanced

Certificate   with   at   least   two     (2)   years   working   experience   in   public procurement  at  the  level  of  Assistant  Procurement  Officer.

Membership  of  any  relevant  professional  body  in  procurement  and  supply chain  management  shall  be  an  added  advantage.

Other  Relevant  Knowledge

1.  Knowledge  of  the  Public  Service  Rules  and  Regulations.

2.  Knowledge  of  Financial  and  Procurement  Regulations.

Core  Competencies:

•    Ability  to  understand  and  implement  the  Regulations,  the  Procurement Manual,  the  Procurement  Process  Operating  Instructions  and  other instructions  and  guidance  as  may  be  issued  from  time  to  time  and  as apply  to  his/her  area  of  responsibility.

•    Ability  to  draft  documents  including  contractual  ones.

•    Ability  to  understand  the  principles  of  procurement  and  project  related risk  and  how  to  manage  it.

•    Ability  to  use  relevant  software  packages  (Pastel-V6,  Power  Point,  MS Office,  Word  and  Excel).

•    Ability  to  understand  and  handle  figures.

•     Ability  to  understand  and  interpret  generally  accepted  procurement standards  and  procedures/  stock  procedures  and  control.

•    Ability  to  work   within  prescribed  timescales.

•     Ability  to   write  reports  to  inform  decision-making.

•    Ability  to  make  informed  decisions  and  to  use  judgment  in  taking  action and  applying  corrective  measures  when  the  situation  demands.

•    Ability  to  know  when  to  seek  advice  from  senior  management.

•    Ability  or  potential  to  focus  on  and  achieve  the  standards  of  service that  meet  the  highest  expectations  of  user  divisions.

•    Ability  to  work  with  others  to  achieve  a  shared  commitment  to  solutions and  work  assignments/targets.

•    Ability  to  adjust  priorities  and  manage  time  wisely  in  a  fast-paced environment.

•      Ability  to  organise  significant  amounts  of  paperwork  and  to  maintain properly  structured  registered  files.

•      Ability  to  communicate  in  a  clear,  concise,  understandable  manner  and to  listen  attentively  to  others.

RESPONSIBILITY

For  the  work  of  others

The   task   requires   responsibility  for  ensuring  that   policy  guidelines  and procedures  are  adhered  to.

For  resources  controlled

The   task   requires   great   responsibility   for   control   of   expenditure   and maintenance  of  a  database  of  government  assets.

For  safety  of  others

This  factor  is  minimal  but  must  be  taken  into  consideration  in  the  case  of,  for example,  site  visits.

For  effect  of  errors

The  task  requires  considerable  concentration,  accurate  calculations,  and  firm enforcement  of  relevant  legislation,  instructions  and  guidance.

COMPLEXITY

Decision  making

The  task  requires  proven  ability  to  make  decisions  concerning  the  day  to  day activities  of  the  Procurement  Unit  and  the  tasks  and  responsibilities  of  the incumbent.

Problem  solving

The  task  requires  proven  skills  and  ability  to  solve  problems  and  complaints from,   amongst  others,  user  divisions  and  the  business  community.  The incumbent   must  be   able  to   handle,   or  seek  guidance   on   a   range  of procurement  related  and  other  problems.

Supervision  received

The  incumbent  is  accountable  to  the  Senior  Procurement  Officer  and  is  guided by  the  Constitution  of  Lesotho,  Public  Service  Act  and  associated  regulations and  the  Public  Procurement  Regulations  2007.

Change  management

The  task  requires  a  proven  ability  to  champion,  inspire  and  deliver  change  and continuous  improvement  in  a  results  focused  environment.

Knowledge  management

The  incumbent  is  to  ensure  that  knowledge  and  information  is  recorded, shared,  and  utilised  to  the  benefit  of  all.

Dexterity

The  incumbent  will  require  dexterity  in  the  understanding  and  handling  of figures.

Contacts

The  incumbent  is  required  to  make  and  maintain  regular  professional  contact with   procurement  staff  in  other  organisations,  the  Audit  authorities,  the business  community  and  the  public.

Mental  effort

The  job  requires  very  high  mental  effort  in  respect  of  the  complexities  of modern-day   procurement,   when   drafting   contractual   documents,   when handling  and  analysing  figures,  and  in  terms  of  conflict  prevention  and resolution.

Physical  effort

This  is  considered  minimal.

Emotional  effort

The  job  requires  the  incumbent  to  prevent  and,  if  necessary  resolve  workrelated   problems  amongst  those  staff  members  in   his/her  management control  as  well  as  the  business  community  and  the  public.  The  incumbent must   recognise   when   he/she   needs   to   seek   advice   from   the   Senior Procurement  Officer  or  other  senior  staff  as  appropriate.

Unfavourable  working  conditions

This  is  considered  minimal.

Hazards

This  is  considered  minimal.  However,  there  are  potential  hazards  in  the  stores environment  and  the  incumbent  must  be  aware  of  these  hazards  and  take  the appropriate  action  to  minimise  risk  to  his/her  self  and  to  others.

ONLY  SHORTLISTED  APPLICANTS  WILL  BE  CONTACTED.

Applications  on  relevant  forms  of  G.P  104  for  serving  officers  and  GP  103 for  job  seekers  duly  accompanied  by  completed  appraisal  forms  coupled with  certified  copies  of  educational  certificates  and  transcripts,  should  be sent  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Police  and  Public  Safety

P.O.  Box  866

Maseru  100

OR

They  can  be  hand  delivered  to  Human  Resource  Office,  Ministry  of  Police and  Public  Safety,  Avani  Maseru –  Office  Block,  Room 721  or  730  not later  than  16th  OCTOBER,  2020.

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