Procurement Manager

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DEPARTMENT : ADMINISTRATION

JOB  TITLE : PROCUREMENT  MANAGER

GRADE

NO.  OF  POSITIONS : ONE  (1)

RESPONSIBLE  TO: PRINCIPAL  SECRETARY

MAIN  PURPOSE  OF  THE  JOB:

To  provide  strategic  direction  for  proper  implementation  of  procurement  policies  on acquisition  of  goads,  works  and  services.

KEY  TASKS  AND  RESPONSIBILITIES:

1.0       Planning  and  Organization  of  Procurement  of  Goods,  Works and  Services  within  the  Procurement  Unit

1.1       Sets  objectives  for  the  organisation’s  Procurement  Unit  in  line with    the    approved    Annual    Procurement    Plan    and    the organisation’s  overall  objectives.

1.2       Prepares  the  organisation’s  Annual  Procurement  Plan  and  assists in  planning  and  budgeting  preparation  processes.

1.3       Advises  the  Chief  Accounting  Officer  on  the  general  progress  of the   Unit  against  planned   activities   in   achieving  the  overall objectives   of  the  organisation.

1.4       Organises  procurement  such  that  the  goods,  works  and  services in  the  approved  Annual  Procurement  Plan  are  procured  in  the timescale  required,  to  the  quality  required  and  that  they  achieve value  for  money.

1.5       Liaises  with  PPAD  on  some  aspects  of  procurement  that  require collaboration  to  achieve  common  goals.

1.6      Seeks  the  assistance  of  PPAD  on  procedural  issues  so  that appropriate  procurement  Rules  and  Regulations  are  followed.

1.7       Submits  monthly  reports  to  PPAD  on  the  procurement  activities of  the  organisation  for  accountability.

1.8       Provides  reports  and  returns  to  Ministry  of  Finance  as  required for  transparency.

2.0      Establishment  of  General  Control  Systems  for  Procurement Units

2.1       Establishes  effective  administrative  control  systems,  procedures and  practices  for  the   procurement  of  Government  assets.

2.2       Establishes  effective  administrative  control  systems,  procedures and  practices  for  management  and  maintenance  of  Government assets.

2.3       Puts  in  place  effective  measures  to  curb  mis-procurement  and corruption.

2.4       Ensures  that  all  Procurement  Unit  Staff  understand,  sign  and abide  by  the  Government’s  Code  of  Conduct  for  Procurement Staff.

2.5       Ensures  that  all  Procurement  Unit  Staff  declares  Conflict  of Interests  for  transparency  whenever  appropriate.

2.6       Separates   roles   and   responsibilities   within   the   procurement function  and  performs  regular  and  ad-hoc  management  checks in   order   to   reduce   fraud,   corruption   and   impropriety   in procurement.

2.7       Reports   immediately   to   the   audit   authorities   all   cases   of suspected  or  confirmed  fraud,  corruption  and  impropriety  for appropriate  action  to  be  taken.

2.8       Ensures  that  the  losses  of  stores  are  immediately  reported  to PPAD  for  appropriate  action  to  be  taken.

3.0       Maintenance  of  Best  Practices  of  Procurement  Standards

3.1      Establishes  and  develops  best  practice  procurement  standards for  the  procurement  and  management  of  goods,  works  and services  to  satisfy  the  requirements  of  the  organisation.

3.2     Compares  values  of  goods  by  benchmarking  against  world  class procurement  practices  to  ensure  acquisition  of  quality  goods  and services  at  a  competitive  value.

3.3     Conducts  continuous  research  on  the  types  and  prices  of  goods, works  and  services  identified  in  the  Annual  Procurement  Plan  in order  to  maintain  up  to  date  knowledge.

4.0       Ensuring  Compliance  of  Procurement  Activities  with  Existing Regulations.

4.1       Ensures  that  procurement  procedures  and  practices  followed  are in  line  with  the  laws  of  Lesotho  including  the  Regulations,  the Government’s  Procurement  Manual  and  Procurement  Process Operating  Instructions,  and  any  other  Government  instructions and/or  guidance  which  may  come  into  force.

4.2       Provides   internal   guidance   to   the   organisation   relating   to procurement  to  ensure   proper   procurement   procedures   are followed.

4.3       Puts  in  place  a  procedure  to  ensure  that  the  up  to  date  version of  the  Procurement  Manual,  the  Procurement  Process  Operating Instructions  and  other  relevant  procurement  documents  are available  to  all  staff  in  the  Procurement  Unit  and  to  others  on reasonable  request.

4.4       Liaises  effectively  with  and  provides  procurement  assistance  to other  sections  of  the  organisation  to  ensure  that  effective  and efficient  procurement  is  co-ordinated  and  carried  out.

4.5       Collaborates  with  other  public  organisations  for  the  public  good.

4.6       Collaborates  with  audit  investigations  and  review  procedures  as required.

5.0       Coordination  of  Tender  Process

5.1      Negotiates   contracts    –   where   this   is   provided   for   in   the Regulations  —  and  keeps  within  budgetary  limitations  to  avoid unnecessary  costs.

5.2       Acts  as  the  Secretary  (with  no  voting  rights)  to  the  organisation’s Tender  Panel  for  record  keeping  and  to  offer  guidance.

5.3       Communicates  decisions  of  the  Tender  Panel  in  order  to  inform concerned  parties  of  the  outcome.

5.4       Co-ordinates  and  provides  the  Secretariat  as  well  as  professional procurement   advice   to   all   Evaluation   Teams   to   facilitate compliance  with  Procurement  Procedures.

5.5       De-briefs  Tenderers   in   a   constructive   manner   in   order  for tenderers  to  meet  evaluation  requirements  in  future.

5.6       Considers  impartially  and  professionally,  and  in  accordance  with the  Regulations,  any  appeal  to  the  Procurement  Unit  against procurement   decisions.   In   matters   of  doubt,   consults  with colleagues  in  the  organisation  and  with  PPAD.

5.7       Coordinates  and  manages  disposal  of  all  used  assets  by  working together   with    insurance    institutions    in    assessments   and evaluation  of  assets  to  determine  the  value  of  goods.

6.0       Facilitation  of  Effective  Contract  Flanagement

6.1       Prepares   contract  documents   between   the  organisation  and external  service  providers  to  ensure  that  goods  and  services  are obtained  economically  and  efficiently  and  to  the  best  advantage of  the  Government.

6.2       Assesses   the   ability   of   potential   suppliers   to   meet   the organisation’s  requirements  for  design,  performance,  price  and delivery,   to   provide   input   to   the   Government’s   Approved Suppliers  List.

6.3       Carries  out  financial  assessments  of  potential  suppliers  on  behalf of  the  organisation  to  determine  their  financial  viability.

6.4       Ensures  that  supplier’s  invoices  are  handled  in  accordance  with the  Regulations  in  respect  of  the  Government’s  targets  for  the timely  payment  of  bills.

7.0       Staff  Training  and  Management

7.1       Guides    the    establishment    of    an    effective      performance management  system  for  staff  of  the  Procurement  Unit  in  order to  perform  to  the  expected  standards.

7.2       Approves  all  individual  work-plans  to  ensure  adherence  to  the organisation’s  objectives.

7.3       Identifies  the  training  needs  of  Procurement  Unit  staff,  approves training  plans  and  in-  house  training  programmes  and  ensures that  staff  are  effectively  trained  to  carry  out  the  tasks  required  in a  professional  manner.

8.0       Disposal  of  Unserviceable,  Obsolete  and  Surplus  Stores/Asset Items

8.1       Submits  a  duly  completed  standardized  disposal  form  for  vetting and  approval  by  the  Committee.

8.2       Prepares   and   submits   disposal   evaluation   report   to   the Committee  for  award  of  contract.

8.3       Prepares  End  of  Activity  Report  and  submits  to  the  Committee for  award  of  contract.

8.4       Prepares  Annual  Disposal  Plan  in  order  to  facilitate  an  effective clearance  of  disposable  stores/assets.

8.5       Ensures  that  all  the  revenue  proceeds  from  the  sale  of  assets shall  be  deposited  into  the  Consolidated  Fund   for  accountability.

8.6       Requests   approval   from   the   Committee   to   dispose   and recommends  the  method  of  disposal  to  adhere  to  procedures.

JOB  SPECIFICATIONS

Education  and  Experience

Master’s  Degree  in  Social  Sciences  or  Engineering  plus  two  (2)  years’  experience  in procurement  work  at  the  managerial  level  (Senior  Procurement  Officer).  Membership of  any  relevant  professional  body  (in  procurement  and  supply  chain  management) shall  be  an  added  advantage.

OR

Bachelor’s  Degree  in  Social  Sciences  or  Engineering  plus  CIPS  Graduate  Diploma  in Purchasing  and  Supply  plus  three  (3)  years’  experience  in  procurement  work  at  the managerial  level  (Senior  Procurement  Officer).

OR

Bachelor’s  Degree  in  Social  Sciences  or  Engineering  plus  four  (4)  years’  experience  in procurement  work  at  the  managerial  level  (Senior  Procurement  Officer).  Membership of  any  relevant  professional  body  (in  procurement  and  supply  chain  management) shall  be  an  added  advantage.

Core  Competencies:

•    Ability  to  understand  and  implement  the  Regulations,  the  Procurement  Manual,  the  Procurement  Process  Operating  Instructions  and  other instructions  and  guidance  as  may  be  issued  from  time  to  time.

•      Ability  to  understand  and  interpret  generally  accepted  procurement
      standards  and  procedures/  stock  procedures  and  control.

•      Ability  to  understand  procurement  and  project  related  risk  and  how  to manage  it.

•      Ability  to  write  reports  to  inform  decision-  making.

•      Ability  to  use  relevant  software  packages  (Pastel-V6,  Power  Point,  MS Office,  Word  and  Excel).

•      Ability  to  identify  trends  and  their  potential  for  future  development.

•     Ability  to   understand   and   handle  figures  especially  in   respect  of
      complex  tenders.

•     Ability  to  prepare  and  distribute  financial  reports  contributing  to  the improvement  of  the  effectiveness  of  financial  management.

•    Ability  to  make  informed  decisions  readily  and  confidently.

•    Ability   to   use  judgment  in  taking   action   and   applying   corrective measures  when  the  situation  demands.

•    Ability  to  identify  and  solve  problems.

•     Ability  or  potential  to  focus  on  and  achieve  the  standards  of  service that  meet  the  highest  expectations  of   user  divisions.

•    Ability   to   act   in   accordance   with   generally   accepted   accounting standards  and  principles.

•    Ability  to  work  with  others  and  share  experiences  and  solutions.

•     Ability  to  be  a  team  leader  and  advise  members  of  the  team  on  all aspects  of  their  work.

•    Ability   to   successfully   assign   appropriate   tasks   or   activities   to subordinates.

•    Ability  to  influence  the  way  others  work  and  be  confident  enough  to liaise  with  all  levels  of  management.

•    Ability  to  work  with  others,  harnessing  different  skills,  experience  or perspective  to  achieve  a  shared  commitment  to  solutions  and  work assignments/targets.

•    Ability  to  appreciate  people’s  developmental  needs  and  to  effectively implement  and  support  development  initiatives.

•     Ability  to  exercise  objectivity  and  give  direction  in  stimulating  others  to perform  towards  productivity  and  achievement  of  the  organisation’s and  Government’s  objectives.

Work  Experience:

Five  years  working  experience  in  a  procurement  environment  at  a  managerial level.  Evidence  of  the  study  of  project  management  as  part  of  the  course  of study  would  be  an  advantage.  Membership  of  a  professional  body  such  as  the Project  Management  Institute  or  the  Chartered  Institute  of  Purchasing  & Supply  would  be  an  advantage.

RESPONSIBILITY

For  the  work  of  others

The  task  requires  responsibility  for  ensuring  that  Procurement  Unit  staff  carry out  their  duties  legally,  efficiently,  effectively,  economically  and  in  a  timely manner.

For  resources  controlled

The  task  requires  great  responsibility  for  control  of  expenditure  and  the maintenance  of  a  database  of  government  assets.

For  safety  of  others

This  factor  is  minimal  but  must  be  taken  into  consideration  in  the  case  of,  for example,  site  visits  and  visits  to  firms’  premises.

For  effect  of  errors

The  task  requires  considerable  concentration,  accurate  calculations  and  firm enforcement  of  relevant  legislation,  instructions  and  guidance.

COMPLEXITY:

Decision  making

The   task   requires   responsibility   in   accordance   with   financial   rules   and regulations  and  in  compiling  the  organisation’s  Annual  Procurement  Plan  and approving  divisional  annual  work  plans.

Problem  solving

The  task  requires  proven  skills  and  ability  to  solve  problems  arising  from  a variety  of  sources.  This  includes  dealing  with  problems  and  queries  on  specific and  general  issues  from  within  the  organisation,  from  PPAD,  from  the  Audit authorities  and  from  staff  in  other  organisations.  The  incumbent  must  be  able to  deal  effectively,  and  in  accordance  with  the  Regulations,  with  queries, complaints  and  appeals  from  the  business  community.    There  is  also  a requirement  to  handle  and  solve  staff  problems.

Supervision  received

The  incumbent  is  accountable  to  the  Chief  Accounting  Officer  and  is  guided  by the  Lesotho  constitution,  the  Public  Service  Act  and  associated  regulations  and Public  Procurement  Regulations  2007.

Change  management

The  task  requires  a  proven  ability  to  champion,  inspire  and  deliver  change  and continuous  improvement  in  a  results  focused  environment.

Knowledge  management

The  incumbent  is  to  ensure  that  knowledge  and  information  is  recorded, shared  and  utilised  to  the  benefit  of  all.

Dexterity

The  incumbent  will  require  considerable  dexterity  in  the  understanding  and handling  of  figures.

Contacts

The  incumbent  is  required  to  make  and  maintain  regular  professional  contact with  procurement  staff  in  other  organisations  and  with  PPAD,  the  Office  of  the Accountant  General,  the  Audit  authorities,  banking  and  financial  institutions, the  business  community  and  the  public.  Contact  is  also  to  be  maintained  with other  public  and  private  sector  organisations  such  as  the  Project  Management Institute  and  the  Chartered  Institute  of  Purchasing  &  Supply.

Mental  effort

The  job  requires  very  high  mental  effort  in  respect  of  the  complexities  of modern-day  procurement,  when  handling  and  analysing  figures,  and  in  terms of  conflict  prevention  and  resolution.

Physical  effort

This  is  considered  minimal.

Emotional  effort

The  job  requires  the  incumbent  to  be  able  to  prevent  and,  if  necessary, resolve  work-related  problems  amongst  staff  members  as  well  as  the  business community  and  the  public.

Unfavourable  working  conditions

This  is  considered  minimal.

Hazards

This  is  considered  minimal.

ONLY  SHORTLISTED  APPLICANTS  WILL  BE  CONTACTED.

Applications  on  relevant  forms  of  G.P  104  for  serving  officers  and  GP  103 for  job  seekers  duly  accompanied  by  completed  appraisal  forms  coupled with  certified  copies  of  educational  certificates  and  transcripts,  should  be sent  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Police  and  Public  Safety

P.O.  Box  866

Maseru  100

OR

They  can  be  hand  delivered  to  Human  Resource  Office,  Ministry  of  Police and  Public  Safety,  Avani  Maseru –  Office  Block,  Room 721  or  730  not later  than  16th  OCTOBER,  2020.

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