Procurement Assistant at Ministry of Education and Training

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Applications  are  invited  from  suitably  qualified  local  candidates  for  the following  positions  tenable  in  the  Ministry  of  Education  and  Training:

DEPARTMENT         :  SCHOOLS  SUPPLY  UNIT

JOB  TITLE           :  PROCUREMENT  ASSISTANT

GRADE                :  E  (M101  604.00-117  828.00  P/A)

  

Job  Summary

Under  the  supervision  of  the  Assistant  Procurement  Officer  the  incumbent  is responsible  monitoring  the  security  of  stores  premises  and  the  items  stored in  them,  and  to  provide  up  to  date  information  on  stock  availability.

 

Main  Duties

1)  Monitoring  Of  Stock

1.1      Facilitates,  as  necessary  all  deliveries  and  issues  of  goods  to  reach  the

end  users.

1.2      Reports  any  deficiency  concerning  delivered  goods  to  the  Assistant

Procurement  Officer  in  order  for  corrective  measures  to  be  taken.

1.3      Records  stock  losses  in  a  timely  and  accurate  fashion  for  reporting.

1.4      Reports  any  stock  losses  immediately  to  the  Assistant  Procurement

Officer  for  appropriate  action  to  be  taken.

1.5      Prepares  daily  stock  reports  to  facilitate  availability  of  adequate  stock.

1.6      Ensures  the  correct  certification  of  stock  inspection,  storage  and  issue

of  items  in  order  to  conform  to  proper  procedures.

 

2       Inventory  Management

2.1      Takes  physical  stock  of  goods  from  time  to  time  with  respect  to  the

balance/  s  reflected  by  the  ledger  and  bin  cards  to  check  if  there  are any  shortages.

2.2      Takes  physical  inventories  in  the  stock  room  and  in  offices  or  other

locations  and  maintains  stock  records.

2.3      Ensures   that   the   stores   ledger   and   bin   cards   are   updated   and

reconcile  with  the  quantities  in  the  inventory  system.

2.4      Advises  the  relevant  user  division  of  items  which  are  about  to  reach  re-

order  levels  to  avoid  disruption  of  operations.

 

Job  Specification

Diploma  in   Business   Management/Studies   or   Public   Administration   or Supply   Chain   Management   plus   CIPS   Foundation   Diploma/   Advanced Certificate

OR

GCE  plus  CIPS  Foundation  Diploma  or  Advanced  Certificate  in  Purchasing and       Supply       and    have       four (4) years    working    experience    in procurement/inventory  management.

OR  

JC  PLUS  CIPS  Advanced  Certificate  in  Purchasing  and  Supply  with  10  years working  experience  in  procurement/inventory  management.

 

RESPONSIBILITY

For  the  work  of  others

This  factor  is  considered  minimal.

For  resources  controlled

The   task   requires   responsibility   for   the   safe   keeping,    control   and maintenance  of  Government  assets.

For  safety  of  others

This  factor  is  considered  minimal

For  effort  of  errors

The  task  requires  accurate  recording  abilities.

Complexity

Decision  making

The  task  requires  proven  ability  to  make  decision  concerning  the  tasks  and responsibilities  of  the  incumbent.

Problem  solving

The  task  requires  proven  skill  and  ability  to  solve  problems  at  the  workplace.

Supervision  received

The  incumbent  is  accountable  to  the  Assistant  Procurement  Officer  and  is guided  by  the   Lesotho  Constitution,   Public   Service  Act  and  associated regulations  and  the  Public  Procurement  Regulations  2007.

Change  Management

The   task   requires   a  proven  or  potential  ability  to   deliver  change   and continuous  improvement  in  a  result  focused  environment.

Knowledge  management

The  incumbent  is  to  ensure  that  knowledge  and  information  is  recorded shared  and  utilized  to  the  benefit  of  all.

 

Applications on the relevant forms G.P. 104 for serving officers and G.P. 103 for job seekers, duly accompanied by certified copies of educational certificates, performance appraisal forms transcripts, diplomas etc. must be addressed to:

The Principal Secretary
Ministry of Education and Training
P. O. Box 47
Maseru – 100

Not later than 23rd August, 2018

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