Procurement Assistant at Ministry of Education and Training

1435

Applications are  invited  from  suitably  qualified  local  candidates  for  the following  positions  tenable  in  the  Ministry  of  Education  and  Training:

DEPARTMENT : TEACHING  SERVICE  DEPARTMENT

JOB  TITLE           :              PROCUREMENT  ASSISTANT

GRADE  E  (M101604.00-  M117828.00  P/A)

JOB  SUMMARY

Under  the  supervision  of  the  Assistant  Administration  Officer  the  incumbent is  responsible  for  monitoring  the  security  of  stores  premises  and  the  items stored  in  them,  and  to  provide  up  to  date  information  on  stock  availability.

MAIN  DUTIES

1.  MONITORING  OF  STOCK

1.1         Facilitates,  as  necessary  all  deliveries  and  issue  of  goods  to  reach end  users.

1.2         Reports  any  deficiency  concerning  delivered  goods  to  the immediate  Supervisor,  i.e.  Assistant  Administration  Officer  in order  for  corrective  measures  to  be  taken.

1.3         Records  stock  losses  in  a  timely  and  accurate  procedure  for reporting  of  lost  items.

1.4         Reports  any  stock  losses  immediately  the  Assistant  Administration Officer  for  appropriate  action  to  be  taken.

1.5         Prepare  daily  stock  reports  to  facilitate  availability  of  adequate stock.

1.6         Ensure  the  correct  certification  of  stock  inspection,  storage  and issue  of  items  in  order  to  conform  to  proper  procedures.

2.  Inventory  Management

2.1         Takes  physical  stock  of  goods  from  time  to  time  with  respect  to  the balances  reflected  in  the   Ledger  and  Bin  Cards  to  cheek  if there  are  any  discrepancies  or  shortages.

2.2       Takes  physical  inventories  in  the  stock  room  and  in  all  offices  or       other  locations  and  maintains  stock  records.

2.3       Ensures  that  the  Stores  Ledger  and  Bin  Cards  are  updated  and           reconcile  with  the  quantities  in  the  inventory  system.

2.4       Advises  the  relevant  user  division  of  items  which  are  about  to            reach  re-order  levels  to  avoid  shortages  that  could  lead  to disruption  of  operations.

RESPONSIBILITIES

(a)  Resources  control-  the  task  requires  responsibility  for  the  sake  of  safe-keeping,  control  and  maintenance  of  Government  assets.

(b)  To  work  for  safety  of  others-  this  factor  is  considered  crucial.

(c)  For  effort  of  errors-  The  task  requires  accurate  recording  abilities.

COMPLEXITY

(a)  Decision  making-  the  task  requires  proven  ability  to  make  decisions   concerning  the  tasks  and  responsibilities  of  the  incumbent.

MAIN  DUTIES

•      Circulates  mail  in  accordance  with  procedures  and  instructions.

•      Receives  and  files  official  correspondence  as  indicated  by  the  action required.

•      Dispatches  open  mail  correspondence  after  making  sure  that  such  mail is  recorded.

•      Open  both  personal  and  general  files  whenever  the  need  occurs  after consulting  the  Assistant  Executive  Officer.

•      Responsible  for  timely  file  movement  and  circulation  of  files  as  needed  by  the  management  staff.

•      Maintains  and  updates  register  of  individual  files  for  both  officers  in service  and  officers  who  have  resigned,  retired  and  died.

KNOWLEDGE  SKILLS  AND  ABILITIES

•    Ability  to  read  and  write  Sesotho  and  English.

•      Commendable  interpersonal  skills.

•      The  position  requires  someone  with  accurate  recording  abilities.

•      The  incumbent  should  be  able  to  safe  keep,  control  and  maintain  large quantities  of  files.

JOB  SPECIFICATION

COSC/LGCSE/GCE   plus   two      (2)   years   working   experience   as   Office Assistant  or  related  position

OR

JC  plus  five  (5)  years  working  experience

PLEASE  NOTE  THAT  ONLY  SERVING  OFFICERS  MAY  APPLY  FOR            GRADE  F  POSITIONS  HERE  ADVERTISED.

Applications  on  the  relevant  forms  G.P.  104  for  serving  officers and  G.P. 103  for  job  seekers  duly  accompanied  by  certified copies  of  educational certificates,    performance    appraisal forms transcripts,  diplomas  etc.  must  be  addressed  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Education  and  Training

P.  O.   Box  47

Maseru  –  100

Not  later  than,  30th  October,  2019

Comments