Personal Secretary at the Ministry of Education and Training

2473

Applications  are  invited  from  suitably  qualified  local  candidates  for  the  below positions  tenable  at  the  Ministry  of  Education  and  Training:

POSITION  –  PERSONAL  SECRETARY,  ONE  (1)  POST  –  GRADE  E  (M101,604.00  – M117,828.00  PA)  –  TVD

JOB  SUMMARY

Under  the  general  supervision  of  the  Director,  the  Personal  Secretary  is  responsible  for performing   the   duties   in   the   area   of  assignment   production   and   distribution   of documents,  office  administration,  and  preparation  of  meeting  and  official  trips,  office security  and  supervision  of  subordinate  staff.

MAIN  DUTIES

1.   TYPING,  PRODUCTION  AND  DISTRIBUTION  OF  DOCUMENTS

1.1.     Typing   correspondence   and   documents   to   put   communication   into   legible presentation.

1.2.      Seals  classified  documents  to  accord  office  secrecy.
1.3.       Takes  and  transcribes  dictation  to  a  legible  presentation  to  cut  down  on  the  CEO’s drafting  time.

1.4.       Photocopies  documents  to  enable  wide  distribution.

1.5.       Binds   reports   and   other   documents   and   distributes   them   as   necessary   for information.

2.   OFFICE  ADMINISTRATION

2.1.       Receives  and  relays  messages  through  a  suitable  medium  to  facilitate  the  taking  of appropriate  action.

2.2.       Takes  minutes  during  administrative  meetings  and  distributes  them  to  members for  their  record.

2.3.       Maintains  the  CEO’s  official  duty  to  facilitate  timely  and  relevant  actions.

2.4.       Receives,  records  and  passes  incoming  mail  to  the  CEO  to  facilitate  appropriate action.

2.5.       Annotates  mail  as  necessary  to  indicate  the  urgency  and                 /  or  importance  of certain  portions  that  require  immediate  attention.

2.6.       Prepares  routing  slips  as  necessary  to  facilitate  immediate  action.

2.7.       Maintains  a  record  system  and  files  correspondence  for  access  of  information  and reference.

2.8         Registers  out-going  mail  and  instructs  messenger  on  delivery  /  postage  for  record and  appropriate  dispatch.

2.9.       Receives  visitors,  attend  to  their  queries  and  other  officers  as  necessary  to  regulate and  speed  up  the  process  of  service  delivery.

2.10.     Checks  office  equipment  in  the  CEO’s  office  and  own  office  and  recommend service  or  replacement  to  minimize  workflow  disruption.

3.   ARRANGEMENT  OF  OFFICAIL  TRIPS  AND  VISITS

3.1.       Composes  itinerant  of  business  journeys  for  the  CEO  as  assigned  to  enable successful  travel.

3.2.       Arranges  entry  visa,  accommodation  and  transport  for  official  guests  to  enable their  successful  stay  and  movements  in  the  host  country.

3.3.       Advises  the  CEO  to  retire  tour  imprest  as  appropriate  for  accountability  of  public funds.

3.4.       Checks   and   confirms   the   validity   of   travel   documents   and   certificates   of inoculation  of  the  CEO  in  order  to  ensure  adherence  to  immigration  and  health requirements  of  host country.

3.6.        Arranges  entry  visas,  accommodation  and  transport  for  official  guests  to  enable their  stay  and  movements.

3.7.       Arranges   appointments   and  leisure   activities   for   official   guests  to   ensure   a hospitable  visit.

4.      ORGANISATION  OF  OFFICAL  MEETINGS,  CONFERENCE  AND         OFFICAL

ENTERTAINEMENT

4_1.       Issues  letters  of  invitation  for  meeting,  and  official  entertainment  and  confirm attendance  to  facilitate  participation  and  hosting  logistics.

4.2.       Organises  refreshments  for  official  meetings  to  promote  good  public  relations.

4.3.       Communicates  the  CEO’s  acceptance  /  decline  of  invitation  in  order  to  facilitate hosting  logistics  and  to  avoid  disappointments.

4.4.       Maintains  an  official  guest  list  in  order  to  adhere  to  protocol  practices  and  to  avoid errors  of  omission.

5.  OFFICIAL  SECURITY

5.1.       Closes  windows  and  locks  the  entire  office  suite  and  activates  the  alarm  system  to prevent  loss  and  theft.
5.2.      Locks  in  all  classified  correspondence  and  documents  to  prevent  unauthorized access.

5.3.      Switches  off  heating  /  cooling  system  on  vacation  of  office  to  prevent  accidental fire  occurrences.

5.4.       Posts   security  procedures  in   the   CEO   and  own  office  in  order  to  facilitate adherence  to  security.

5.5.      Logs  in  the  bios  system  of  the  computer  to  restrict  access.

6.   SUPERVISION  OF  STAFF

6.1.      Occasionally  conducts  induction  for  subordinate  staff  in  the  cadre  to  enable  their adaption  in  their  work.

6.2.       Conducts  in-house  training  for  subordinate  staff  to  ensure  continuous.

6.3.       May  assign  work  to  subordinate  staff  and  checks  progress  to  monitor  flow  and quality  control.

6.4.       Performs  any  other  duties  that  may  be  assigned  due  to  the  demand  of  the  service.

JOB  SPECIFICATION

ENTRY  REQUIREMENTS  DIRECT  ENTRY

Diploma  in  Secretarial  studies  from  a  recognised  institution.

5  years  experience  in  secretarial  duties  plus  50wpm  Typing  Speed

OR

Advance  typing  or  typing  speed  of  50  wpm

10  years  experience  in  secretarial  duties  and  office  procedures Advanced  word  processing

Applications  on  the  relevant  forms  G.P.  104  for  serving  officers  and  G.P.  103  for  job seekers    duly   accompanied   by   certified   copies   of   educational   certificates, performance  appraisal  forms  (for  serving  officers),  transcripts,  diplomas  etc.  must be  addressed  to:

THE  PRINCIPAL  SECRETARY

MINISTRY  OF  EDUCATON  AND  TRAINING

P.  O.  BOX  47

MASERU  –  100

Not  later  than 31.07.2019

Comments