Finance Officer

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DEPARTMENT         :       ADMINISTRATION

JOB  TITLE          :   FINANCE  OFFICER

GRADE

NO.  OF  POSITIONS      :       ONE  (1)

RESPONSIBLE  TO  :     ASSISTANT  FINANCE  MANAGER

MAIN  PURPOSE  OF  THE  JOB

Under   the   general   supervision   of   the   Assistant   Finance   Manager,   the incumbent  is  responsible  for  revenue  collection,  banking  of  cash,  prompt payment  of  suppliers  of  goods,  services  and  works,  keeping  proper  records  for revenues,  expenditures,  assets  and   liabilities„  and  supervising  subordinate accounting  staff.

MAIN  DUTIES

1.  To  supervise  payment  process

1.1  Checks  supporting  documents  against  the  payment  vouchers.

1.2   Approves,  prints  and  signs  payment  voucher.

1.3   Upholds  the  payment.

1.4   Submits  payment  vouchers  for  examination.

1.5  Distributes  cheques.

2.  To  supervise  and  account  for  revenue  and  trust  monies  collected

2.1  Receives  and  registers  receipt  books  and  revenue  stamps.

2.2   Issues  receipt  books  and  revenue  stamps  to  revenue  collectors.

2.3   Checks  that  revenue  collected  corresponds  with  receipts  issued.

2.4  Accounts  for  cash  collected  and  receipt  books  issued.

2.5  Analyses  revenue  collected  according  to  the  denominations.

2.6   Books  revenue  collected  into  the  system.

2.7  Keeps  proper  record  of  all  financial  transactions  related  to,  but  not  limited  to,  revenues,  expenditures,  assets  and  liabilities,  under  his/her responsibility.

2.8  Issues  acknowledgement  receipts.

3.  To  bank  revenue  collected

3.1  Prepares  collector’s  statement  and  deposit  slips.

3.2   Deposits  collections  in  the  bank.

3.3  Accounts  for  deposits  through  bank  confirmation  slips.

4.  To  supervise  staff

4.1  Implements  sectional  annual  operational  plan.

4.2Ascertains  implementation  of  individual  work  plans.

4.3  Conducts  annual  performance  appraisals  on  individual  supervisees  to  assess their  performance  against  the  set  standards  and  to  identify  training  and development  needs.

4.4  Organises  training  for  accounting  staff.

4.5   Implements  the  budget.

4.6  Disciplines  staff  under  his/her  supervision.

JOB  SPECIFICATIONS

Education  and  Training

Bachelor  of  Commerce  (Accounting),  or  Bachelor  of  Accounting,  or  recognized equivalent  accounting  degree  plus  three (3)  years  working  experience  in  an accounting/finance  related  field.

OR

General    Accountant    or    recognized    equivalent    professional    accounting qualification  plus  two (2)  years  working  experience  in  an  accounting/finance related  field.

Membership  of  a  recognized  professional  body  is  essential.

Other  Relevant  Knowledge

•      Familiarity   with   the   Generally   Accepted   Accounting   Practice        (GAAP), especially  the  International  Public  Sector  Accounting  Standards  (IPSAS)  and International  Financial  Reporting  Standards  (IFRS),  is  essential.

•      Familiarity  with  the  Integrated   Financial   Management  and   Information System  (IFMIS)  is  an  added  advantage.

•      Knowledge  of  Public  Service  Act  and  Regulations  is  an  added  advantage.

•      Knowledge  of  Procurement  Regulations,  Treasury  Regulations  and  Public Financial  Management  and  Accountability  Act  is  an  added  advantage.

•   Computer  literacy  is  essential.

ONLY  SHORTLISTED  APPLICANTS  WILL  BE  CONTACTED.

Applications  on  relevant  forms  of  G.P  104  for  serving  officers  and  GP  103 for  job  seekers  duly  accompanied  by  completed  appraisal  forms  coupled with  certified  copies  of  educational  certificates  and  transcripts,  should  be sent  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Police  and  Public  Safety

P.O.  Box  866

Maseru  100

OR

They  can  be  hand  delivered  to  Human  Resource  Office,  Ministry  of  Police and  Public  Safety,  Avani  Maseru –  Office  Block,  Room 721  or  730  not later  than  16th  OCTOBER,  2020.

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