Finance Director at Ministry of Social Development








Under  the  general  supervision  of  the  Chief  Accounting  Officer  the  incumbent  is  responsible  for managing  and  controlling  expenditure,  overseeing  revenue  collection,  managing  and  controlling of  cash,  consolidating  annual  budget  estimates  and  preparing  annual  financial  statements  for  the Ministry  and  for  submission  of  the  same  to  the  treasury  for  purposes  of  consolidation.  He/she  is responsible  for  supervising  the  accounting  staff  and  for  managing  the  payment  cycle.  The incumbent also  acts  as  the  key  advisor  on  financial  management  at  the  Ministry.



  1. To participate,  as  may  be  required  from  time  to  time,  in  reviewing  and  analysing  the laws,  regulations  and  policies

1.1  Reviews  the  existing  laws  and  policies  against  the  present  situation  to  identify  areas  that  require  improvements.

1.2   Analyses  information  obtained  and  makes  changes  to  the  laws  and  policies.

1.3   Undertakes  consultations  with  relevant  stakeholders  to  discuss  and  agree  on  changes.

1.4   Finalises  the  changes  and  submit  for  consideration  and  approval.

1.5  Submits  to  the  Law  Office  to  draft  the  laws.


  1. To administer  implementation  of  financial  laws,  policies,  guidelines,  procedures  and standards

2.1  Conducts  meetings  with  management  and  staff  to  inform  them  about  financial  laws,  policies, guidelines,  procedures  and  standards

2.2  Monitors  the  Ministry’s  financial  operations  to  ensure  adherence  to  financial  laws,  policies, guidelines,  procedures  and  standards

2.3  Provides  advice  on  financial  issues

2.4  Provides  feedback  on  implementation  of  financial  laws,  policies,  guidelines,  procedures  and standards

  1. To oversee  implementation  of  systems,  procedures  and  controls  to  enhance  the  financial service  delivery

3.1  Identifies  areas  of  concern  and  recommends  measures  for  improvement

3.2   Establishes  the  internal  controls  and  ensures  that  they  are  followed

3.3  Participates  in  integration  and  implementation  of  systems  and  processes.

  1. To coordinate  the  development  of  the  Ministerial  budget

4.1  Advises  on  the  preparation  of  the  Budget  Framework  Paper

4.2   Coordinates  preparation  and  consolidates  budget  estimates

4.3   Oversees  the  recording  of  the  Estimates  into  the  system

4.4   Runs  and  reviews  budget  reports

4.5   Reports  on  the  financial  performance  against  the  budget  regularly

4.5  Advises  on  Ministerial  budget  requirements  in  budget  discussions


  1. To coordinate  preparation  off  Cash  Flow  Forecast

5.1  Initiates  preparation  of  cash  flow  forecast  based  on  approved  estimates  to  support  the  release of  warrant  through  the  system

5.2  Submits  forecast  to  the  Chief  Accounting  officer  for  approval

5.3  Submits  approved  forecast  to  the  Budget  Office  and  Treasury  department  for  warrant  release and  monitoring  of  cash  respectively.

  1. To oversee  management  of  warrants  and  funds

6.1  Facilitates  distribution  of  approved  warrant

6.2   Facilitates  allocation  of  approved  warrant  to  items  based  on  the  cash  flow  forecast

6.3   Withdraws  funds  from  and  reallocates  funds  to  items  where  funds  are  insufficient

6.4  Applies  for  Budget  reallocation  virement  where  there  is  insufficient  Budget

  1. To oversee  management  of  payment  processes  and  revenue  collection

7.1  Establishes  control  measures  to  enforce  compliance  with  Treasury  Regulations  and  other relevant  pieces  of  legislation

7.2  Monitors  timely  payments

7.3   Administers  custody  of  trust  monies

7.4  Monitors  collection  and  banking  of  Revenue

  1. To oversee  reconciliation  of  expenditure  and  revenue

8.1  Reviews  the  trial  balance  report

8.2   Monitors  reconciliation  of  payables  and  receivables  with  general  Ledger

8.3   Requests  approval  for  processing  of  journal  entries  to  make  adjustments

8.4  Runs  a  reconciliation  report  and  submits  to  the  Chief  Accounting  Officer  for  approval  and  then to  the  Treasury  Department

  1. To oversee  preparation  of  financial  statements  and  reports

9.1  Monitors  preparation  of  monthly,  quarterly  and  annual  financial  statements  and  reports  to  the Chief  Accounting  Officer  for  approval.

9.2  Submits  monthly,  quarterly  and  annual  financial  statements  and  reports  to  all  stakeholders

  1. To administer  provision  of  custody  and  control  of  all  accountable  documents

10.1   Puts  in  place  measures  for  safeguarding  accountable  documents

10.2   Manages  procurement  and  distribution  of  accountable  documents

10.3  Establishes  procedures  and  systems  to  maintain  stock  levels  and  disposal  of  accountable documents


  1. To provide  strategic  leadership  and  management

11.1  Advises  the  Chief  Accounting  Officer  on  efficient  use  of  financial  resources  to  achieve optimum  output

11.2  Advises  the  Accountant  General  on  operating  systems  for  improving  financial  efficiency

11.3  Oversees  development  and  implementation  of  sectional  annual  operational  plan.

11.4   Reinforces  team  building  in  implementation  of  departmental  plans.

11.5  Holds  regular  meetings  with  staff  to  facilitate  planning  and  reporting  on  financial  activities.

11.6  Conducts  annual  performance  appraisals  on  individual  supervisees  to  assess  their  performance

against  the  set  standards  and  to  identify  training  and  development  needs.

11.7  Oversees  preparation  and  implementation  of  sectional  budget.

11.8  Maintains  discipline  amongst  the  accounting  staff.



Education  and  Training

Chartered  Accountant  plus  B.  Com  Accounting/Finance  and  three  (3)  years  working  experience  at Senior  Managerial  level  in  Accounting  or  Finance  environment.


Masters  of  Commerce  with  Accounting/Finance  plus  General  Accountant/CIPFA  Advanced  Diploma

plus  five  (5)  years  working  experience  at  Senior  Managerial  level  in  Accounting/Finance  environment.


B.Com  Accounting/Finance  plus  General  Accountant/CIPFA  Advanced  Diploma  with  ten  (10)  years working  experience  at  Senior  Managerial  level  in  Accounting/Finance  environment.

N.B:  The  incumbent  must  be  a  member  of  a  recognized  Professional  Accounting  or  Finance  body.


Other  Relevant  Knowledge

  • Knowledge of  Public  Sector  Accounting  is  an  added  advantage.
  • Familiarity with  the  Public  Finance  and  Accountability  Act  2011  and  related  regulations  is  an  added advantage.
  • Knowledge of Generally  Accepted  Accounting  Practice,  especially  the  International  Public  Sector Accounting  Standards  or  International  Financial  Reporting  Standards,  is  essential.
  • Computer literacy  is  a  must.
  • Familiarity with  IFMIS  operations  or  any  computerized  accounting  system  is  an  added  advantage.


Personal  Competencies

  • Ability to  work  with  colleagues  from  varying  backgrounds.
  • Strong analytical,  problem  solving  and  conceptual  skills.
  • Solution  and  results  focused.
  • Ability to  work  under  pressure  and  deliver  results  within  strict  deadlines.
  • Attention to  details  and  time  conscious.


Other  competencies

Applicants  must  pass  a  competency  assessment  test.



NOTE:  Chartered  Institute  Management  Accountants  (CIMA),  Chartered  Institute  of  Public  Finance Accounting  (CIPFA),  Chartered  Institutes  of  Secretaries  (CIS),  Chartered  Public  Accountants  (CPA) and  Association  of  Certified  Chartered  Accountants  are  accounting  qualifications  that  should  be recognized  while  recruiting.

All  other  accounting  qualifications  should  be  subjected  to  LIA  for  accreditation.

All  candidates  who  apply  for  position  at  Grade  H  level  and  above  will  be  subjected  to  assessment process  as  per  Public  Service  Regulations  of  2008-  Division  III  section  24  (1).

All  applications  should  be  on  relevant  forms,  GP  104  for  serving  officers,  and  GP  103  for  job  seekers, accompanied  by  certified  copies  of  Educational  Certificates,  Marriage  Certificates  for  married  women, Transcripts,  Performance  Appraisals  (for  serving  officers),  Landlines  or  mobile  phones  for  contacts.

Application  forms  are  available  at  Ministry  of  Social  Development  —  Human  Resources Office  and  should  be  hand  delivered  to  the  same  office.

Addressed  to;

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Social  Development

3rd  Floor,  Pension  Fund  House

Constitution  Road

Private  Bag  A222



Closing  date  10th  August,  2018