Enrollment and Counseling Officer at Ministry of Education and Training

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Applications are  invited  from  suitably  qualified  local  candidates  for  the following  positions  tenable  in  the  Ministry  of  Education  and  Training:

DEPARTMENT:  LESOTHO  DISTANCE  TEACHING  CENTRE  (LDTC)
POSITION:    ENROLMENT  AND  COUNSELING  OFFICER

GRADE:  F  (M143,  268.00  –  M172,  908.00)

Job  Summary

Under  the  general  supervision  of  the  Student  Advisor,  the  incumbent  plans, disseminates  academic  information,  conducts  counseling  sessions,  keeps student  records  and  supervises  staff.

1)  Implementation  of  sectional  plans  for  achievement  of  sectional objectives

•     To  ensure  that  individual  plans  are  drawn  in  accordance  –to  the             sectional  plan.

•     To  describe  activities  for  the  registration  and  counseling  unit.

•     To  set  performance  standards  and  indicators  for  activities  to  be               performed.

2)  Dissemination  of  information  to  LDTC  learners  and  processing  of application  for  maintenance  of  quality  educational  standards

•     To  prepare  application  and  registration  packages  and    catalogues  for
               prospective  students.

•     To  register  new  and  returning  students.

•     To  evaluate  applications  for  admission.

•    to  arrange  pre  entry  tests  (where  necessary)

3)  Conduct  counseling  sessions  to  LDTC  students  for  encouraged learning.

•     To  interview  and  advise  students  about  academic  programmes  and         what  is  required  to  get  admission  or  to  register.

•     To  help  students  understand  their  skill  sets  and  how  to  utilize  them.

•     To  guide  students  regarding  their  career  decisions

•     To  continually  assess  student’s  stage  of  development  (academic,  career and  personal)  to  determine  progress.

4)  Maintenance  of  student  information  and  files  for  prompt  retrieval.

•     To  key  in  the  database  system  for  student  registration

•     To  prepare  registration  documents.

•     To  provide  student  information  to  other  sections  upon  request.

•     To  maintain  student  files  and  records

5)  Oversee  the  examination  process  for  improved  student’s  results

•      to  administer  registration  for  examination

•     To  prepare  list  of  students  who  take  exams.

•     To  prepare  sitting  plan.

•     To  display  notes,  rules  and  instructions  inside  and  outside  the  exam      hall.

•     To  collect  and  keep  examination  papers  at  least  two  days  before examination.

•   To  take  record  of  students  who  do  not  show  up  for  exams.

6)  Supervision  of  learner  support  staff  for  quality  delivery  of  services

•   Assesses  and  approves  registration  and  counseling  of  assistants’   individual  work  plans.

•     Appraises  registration  and  counseling  officers  to  determine           performance

•      Continually  assesses  the  training  needs  of  the  registration  and   counseling  assistant.

•      Produces  a  report  on  the  performance  of  the  assistant  counseling  and                registration  officers.

Job  specification

Knowledge  and  skills

Bachelor  of  Education

Or

Bachelor  of  Adult  education

Attributes

Strong  belief  in  confidentiality

Communication  and  interpersonal  skills Organization  skills

Computer  skills

Supervision  and  management  skills Planning  skills

ICT  appreciation

PLEASE  NOTE  THAT  ONLY  SERVING  OFFICERS  MAY  APPLY  FOR            GRADE  F  POSITIONS  HERE  ADVERTISED.

Applications  on  the  relevant  forms  G.P.  104  for  serving  officers and  G.P. 103  for  job  seekers  duly  accompanied  by  certified copies  of  educational certificates,    performance    appraisal forms transcripts,  diplomas  etc.  must  be  addressed  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Education  and  Training

P.  O.   Box  47

Maseru  –  100

Not  later  than,  30th  October,  2019

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