Director Planning

686

DEPARTMENT  :       ADMINISTRATION

JOB  TITLE             :     DIRECTOR  PLANNING

GRADE              :      J

NO.  OF  POSITIONS     :      ONE  (1)

RESPONSIBLE  TO         :    PRINCIPAL  SECRETARY

JOB  SUMMARY

Under   the   general   supervision   of  the   Principal   Secretary,   the   incumbent   is responsible  for  coordination  of  the  development  of  the  ministerial  policies,  policy analysis,   facilitation   and   monitoring   of  the   ministerial   strategic   plan,   budget coordination,  projects  coordination  and  development  of  monitoring  and  evaluation systems  in  the  sector.  The  incumbent  is  also  responsible  for  supervision  of  planning unit  staff  for  effective  and  efficient  management  of  the  section.

MAIN  DUTIES

1.  Policy  Development  and  Analysis

1.1  Takes  an  inventory  of  all  existing  policies  under  MOLG  and  identify  any  existing policy  gaps.

1.2   Participates   in  policy  development  and  provide  guidance  for  policy  consistency therein.

1.3   Participates  in  policy  analysis  to  consider  various  policy  options,  their  resource implications  and  financial  sustainability.

1.4   Participates  in  preparation  of  costed  policy  implementation  plans,  which  clearly articulates  roles  of  various  key  stakeholders  in  the  sector.

1.5  Participates  in  policy  review.

2.   Coordination  of  Sector  Planning

2.1   Coordinates  development  of  a  credible  long  term  perspective  sector  plan.

2.2   Coordinates  production  of  a  credible  medium  term  sector  plan  that  is  based  on  a long  term  plan.

2.3   Supports  various  sectors  to  mainstream  crosscutting  issues,  such  as  Gender,  HIV and  AIDS  into  plans.

2.4   Ensures  that  plans  are   institutionally  viable  and   match  existing   manpower capacity.

2.5   Works  with  the  M&E  to  ensure  that  sector  plans  have  built-in  M&E  systems  for future  monitoring  purpose.

2.6   Coordinates   plan   costing  exercise   based  on  the  Medium  Term  Expenditure Framework  and  establishes  a  financing  gap  to  facilitate  resource  mobilization.

2.7   Coordinates  preparation  of  annual  operational  sector  plans.

3.   Projects  Planning  and  Coordination

3.1   Assists  Ministry  of  Police  and   Public  Safety  departments  to  identify  capital projects  to  implement  agreed  policies  and  plans.

3.2   Assists  Ministry  of  Police  and  Public  Safety  departments  to  develop  capital projects  concepts  notes  and  project  proposals.

3.3   Ensures  submission  of  such  concepts  notes  and  projects  proposal  to  the  Ministry of  Development  Planning  for  appraisal.

3.4   Coordinates  capital  projects  budgeting  process.

3.5   Assists  Ministry  of  Police  and  Public  Safety  to  develop  capital  projects  annual implementation  schedules  aligned  with  approved   funding.

3.6   Provides  projects  coordination  and  management  support  to  Ministry  of  Police  and Public   Safety   departments   to   ensure   timely   projects   implementation   and disbursement  of  funds.

3.7   Maintains  an  inventory  of  approved,  ongoing  and  pipeline  projects

4.   Coordination  of  the  Ministry’s  Budget  and  Aid  Coordination

4.1   Supervises  coordination  of  production  of  annual  Budget  Policy  Framework  Paper, which  indicates  annual  budget  priorities.

4.2   Supervises   coordination   of   preparation   of   annual   budget   estimates   and production  of  annual  Budget  Speeches.

4.3   Provides   budget   performance   reports   to   key   national   and   international stakeholders  based  on  agreed  financial  indicators.

4.4   Organizes  end  of  year  joint  reviews  for  policy  dialogue,  sector  performance monitoring  and  mobilizes  resources  to  meet  the  identified  financing  gaps.

5.   Development  of  Monitoring  and  Evaluation  Systems  in  the  Sector

5.1   Develops  a  comprehensive  M&E  system  to  monitor  sector  performance  in  terms of  attaining  its  core  mandate,  national  and  international  priorities,  policies  and plans  with  a  stakeholder  and  beneficiary  feedback  mechanism.

5.2   Develops  medium  term  and  annual  Monitoring  and  Evaluation  plans.

5.3   Monitors  implementation  and  consolidated  quarterly  and  annual  progress  reports, based  on  agreed  performance  indicators.

6.   Project  Monitoring  and  Evaluation

6.1   Develops  annual  projects  monitoring  plans.

6.2   Monitors  Ministry  of  Police  and  Public  Safety  capital  projects  in  terms  of  time, quality  and  cost  by  comparing  actual  physical  progress  against  implementation schedules,  reports  from  project  managers  and  payment  made.

6.3   Consolidates  quarterly  and  annual  projects  progress  reports  for  Government  and other  financiers.

6.4   Identifies   any   impediment  to   smooth   project   implementation   and   organize discussion   for   removal   of  such   obstacles  to   expedite   implementation   and disbursement.

6.5   Coordinates  preparation  of  end  of  projects  reports.

6.6   Coordinates  project  evaluations.

7.   Coordinates  Research  for  Policy  Development

7.1   Takes  stock  of  all  key  recent  policy  studies  and  surveys  undertaken  within  the Ministry  to  ensure  proper  documentation  (record)  keeping  for  ease  of  reference.

7.2  Identifies  Ministry  of  Police  and  Public  Safety  research  needs  from  M&E  reports  in collaboration  with  relevant  departments.

7.3   Undertakes  needs  assessment  to  inform  policy  formulation,  strategic  planning and  budgeting.

8.  Supervision  of  Planning  Unit  Staff

8.1  Establishes  annual  objectives  for  the  unit  to  guide  and  facilitate  drawing  of annual  work  plans.

8.2   Approves  the  work  plans  to  ensure  adherence  to  departmental  objectives.

8.3   Appraises  subordinate  staff  in  the  unit  to  enhance  individual  performance.

8.4   Provides  guidance  to  subordinate  staff  on  consolidation  of  the  unit’s  budget estimates  for  inclusion  into  the  Ministry’s  budget.

JOB  SPECIFICATION

Education  and  Training

A  Master’s  Degree  in  Economics/Statistics  plus  four  (4)  years’  experience  in  a  senior managerial  position  in  the  field  of  Economics  and  Development  Planning.

OR

A  Bachelor’s  Degree  in  Economics/Statistics  plus  six  (6)  years’  experience  in  a  senior managerial  position  in  the  field  of  Economics  and  Development  Planning.

Other  relevant  Knowledge:

•    Proven  analytical  skills;

•    Interpersonal  skills

•    Proven  experience  in  data  analysis  and  management;

•    Ability  to  evaluate  development  proposals;

•    Report  writing  skills;

•    Knowledge  of  Financial  Rules  and  Regulations  and  Procurement  Act;

•    Knowledge  of  Public  Service  Rules,  Code  of  Good  Practice  and  Regulations;

•  Good  Communications  Skills.

•    Knowledge  of  development  planning;  and

•  IT  skills

RESPONSIBILITIES

For  the  work  of  others

The  task  requires  responsibility  for  ensuring  that  policy  guidelines  and  procedures are  adhered  to.

Resources

The  task  requires  great  control  of  expenditure  and  maintenance  of  data  base  for Government  assets  especially  financial  assets.

For  safety  of  others

This  factor  is  minimal

For  effect  of  errors

This  job  requires  high  level  of  integrity  and  firm  application  of  legal  procedures.

Complexity

This  job  is  complex  in  that  it  involves  dealing  with  huge  sums  of  money  for  recurrent and  capital  budgets  and  accountability  thereof.

Decision  making

This  job  requires  proven  ability  to  make  decisions  on  all  matters  related  to  Ministry  of Police  and  Public  Safety  planning  and  budget  coordination.

Problem  solving

The  incumbent  refers  to  relevant  financial  rules  and  regulations,  the  Constitution  of Lesotho,  Procurement  Act,   Public  Service  Rules  and  Regulations  and  Planners’ Manual.  This  job  requires  proven  skills  and  ability  to  solve  staff  problems,  all  matters arising  from  Donors  as  well  as  issues  from  stake  holders.

Change  Management

The  job  requires  proven  ability  to  adapt  to  new  technological  changes,  creativity  and innovations  focused  on  environmental  changes.

Knowledge  of  Management

The  incumbent  must  be  able  to  share  knowledge  and  information  with  others  for improved  service  delivery.

Contacts

This  job  requires  regular  contact  with  Ministry  of  Finance  and  that  of  Planning,  and Donor  Organizations.

Mental  Effort

The  job  requires  high  mental  effort  for  collaborating  with  Donor  agencies,  Ministry  of Development  Planning,  and  other  stake  holders  in  the  Ministry.

ONLY  SHORTLISTED  APPLICANTS  WILL  BE  CONTACTED.

Applications  on  relevant  forms  of  G.P  104  for  serving  officers  and  GP  103 for  job  seekers  duly  accompanied  by  completed  appraisal  forms  coupled with  certified  copies  of  educational  certificates  and  transcripts,  should  be sent  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Police  and  Public  Safety

P.O.  Box  866

Maseru  100

OR

They  can  be  hand  delivered  to  Human  Resource  Office,  Ministry  of  Police and  Public  Safety,  Avani  Maseru –  Office  Block,  Room 721  or  730  not later  than  16th  OCTOBER,  2020.

Comments