Director Finance

806

DEPARTMENT :    ADMINISTRATION

JOB  TITLE :        DIRECTOR  FINANCE

GRADE : 3

NO.  OF  POSITIONS :        ONE  (1)

RESPONSIBLE  TO : PRINCIPAL  SECRETARY

MAIN  PURPOSE  OF  THE  JOB

Under  the  general  supervision  of  the  Principal  Secretary  the  incumbent  is  responsible for  managing  and  controlling  expenditure,  overseeing  revenue  collection,  managing and  controlling  of  cash,  consolidating  annual  budget  estimates  and  preparing  annual financial  statements  for  the  Ministry  and  for  submission  of  the  same  to  the  treasury for  purposes  of  consolidation.  He/she  is  responsible  for  supervising  the  accounting staff  and  for  managing  the  payment  cycle.  The  incumbent  also  acts  as  the  key advisor  on  financial  management  at  the  Ministry.

MAIN  DUTIES

1.   To  participate,  as  may  be  required  from  time  to  time,  in  reviewing  and analysing  the  laws,  regulations  and  policies

1.1   Reviews  the  existing  laws  and  policies  against  the  present  situation  to  identify areas  that  require  improvements.

1.2    Analyses  information  obtained  and  makes  changes  to  the  laws  and  policies.

1.3   Undertakes  consultations  with  relevant  stakeholders  to  discuss  and  agree  on changes.

1.4    Finalises  the  changes  and  submits  for  consideration  and  approval.

1.5   Submits  to  the  Law  Office  to  draft  the  laws.

2.  To  administer  implementation  of  financial  laws,  policies,  guidelines, procedures  and  standards

2.1  Conducts  meetings  with  management  and  staff  to  inform  them  about  financial laws,  policies,  guidelines,  procedures  and  standards.

2.2   Monitors  the  Ministry’s  financial  operations  to  ensure  adherence  to  financial  laws, policies,  guidelines,  procedures  and  standards.

2.3   Provides  advice  on  financial  issues.

2.4  Provides  feedback  on  implementation  of  financial  laws,  policies,  guidelines, procedures  and  standards.

3.  To  oversee  implementation  of  systems,  procedures  and  controls  to enhance  the  financial  service  delivery

3.1  Identifies  areas  of  concern  and  recommends  measures  for  improvement.

3.2   Establishes  the  internal  controls  and  ensures  that  they  are  followed.

3.3  Participates  in  integration  and  implementation  of  systems  and  processes.

4.  To  coordinate  the  development  of  the  Ministerial  budget

4.1  Advises  on  the  preparation  of  the  Budget  Framework  Paper.

4.2   Coordinates  preparation  and  consolidates  budget  estimates.

4.3   Oversees  the  recording  of  the  estimates  into  the  system.

4.4  Runs  and  reviews  budget  reports.

4.5  Reports  on  the  financial  performance  against  the  budget  regularly.

4.5  Advises  on  Ministerial  budget  requirements  in  budget  discussions.

5.  To  coordinate  preparation  of  Cash  Flow  Forecast

5.1  Initiates  preparation  of  cash  flow  forecast  based  on  approved  estimates  to support  the  release  of  warrant  through  the  system.

5.2   Submits   forecast  to  the  Chief  Accounting  officer  for  approval.

5.3  Submits   approved  forecast  to  the  Budget  Office  and  Treasury  department  for warrant  release  and  monitoring  of  cash  respectively.

6.  To  oversee  management  of  warrants  and  funds

6.1  Facilitates  distribution  of  approved  warrant.

6.2  Facilitates  allocation  of  approved  warrant  to  items  based  on  the  cash  flow forecast.

6.3  Withdraws  funds  from  and  reallocates  funds  to  items  where  funds  are insufficient.

6.4  Applies  for  Budget  reallocation  virement  where  there  is  insufficient  Budget.

7.  To  oversee  management  of  payment  processes  and  revenue  collection

7.1  Establishes  control  measures  to  enforce  compliance  with  Treasury  Regulations and  other  relevant  pieces  of  legislation.

7.2  Monitors  timely  payments.

7.3   Administers  custody  of  trust  monies.

7.4  Monitors  collection  and  banking  of  Revenue.

8.  To  oversee  reconciliation  of  expenditure  and  revenue

8.1  Reviews  the  trial  balance  report.

8.2   Monitors  reconciliation  of  payables  and  receivables  with  General  Ledger.

8.3   Requests  approval  for  processing  of  journal  entries  to  make  adjustments.

8.4  Runs  a  reconciliation  report  and  submits  to  the  Chief  Accounting  Officer  for approval  and  then  to  the  Treasury  Department.

9.  To  oversee  preparation  of  financial  statements  and  reports

9.1  Monitors  preparation  of  monthly,  quarterly  and  annual  financial  statements  and reports  to  the  Chief  Accounting  Officer  for  approval.

9.2  Submits  monthly,  quarterly  and  annual  financial  statements  and  reports  to  all Stakeholders.

N.  To  administer  provision  of  custody  and  control  of  all  accountable documents

10.1  Puts  in  place  measures  for  safeguarding  accountable  documents.

10.2   Manages  procurement  and  distribution  of  accountable  documents.

10.3   Establishes  procedures  and  systems  to  maintain  stock  levels  and  disposal  of accountable  documents.

11.  To  provide  strategic  leadership  and  management

11.1  Advises  the  Chief  Accounting  Officer  on  efficient  use  of  financial  resources  to achieve   optimum  output.

11.2   Advises  the  Accountant  General  on  operating  systems  for  improving  financial efficiency.

11.3  Oversees  development  and  implementation  of  sectional  annual  operational  plan.

11.4   Reinforces  team  building  in  implementation  of  departmental  plans.

11.5  Holds  regular  meetings  with  staff  to  facilitate  planning  and  reporting  on  financial  activities.

11.6  Conducts  annual  performance  appraisals  on  individual  supervisees  to  assess their  performance  against  the  set  standards  and  to  identify  training  and development  needs.

11.7  Oversees  preparation  and  implementation  of  sectional  budget.

11.8  Maintains  discipline  amongst  the  accounting  staff.

JOB  SPECIFICATIONS

Education  and  Training

Chartered  Accountant/Master’s  Degree  in  Accounting/Financial  Management  plus  four

(4)   years’   experience   at   a   managerial   position   in   accounting   and   finance environment.

OR

General          Accounting/CIPFA          Advance          Diploma/Bachelor’s           Degree in Accounting/Business  Administration/CIS   plus  CIPFA  Diploma   plus  six      (6)  years’ experience  at  managerial  position  in  accounting  and  finance  environment.

N.B:  The  incumbent  must  be  a  member  of  a  recognized  professional  accounting  or finance  body.

Other  Relevant  Knowledge

•      Knowledge  of  Public  Sector  Accounting  is  an  added  advantage.

•      Familiarity  with  the  Public  Finance  and  Accountability  Act     2011  and  related regulations  is  an  added  advantage.

•      Knowledge  of  Generally  Accepted  Accounting  Practice,  especially  the  International Public   Sector   Accounting   Standards   or   International    Financial    Reporting Standards,  is  essential.

•      Computer  literacy  is  a  must.

•      Familiarity  with  IFMIS  operations  or  any  computerized  accounting  system  is  an added  advantage.

Personal  Competencies

•   Ability  to  work  with  colleagues  from  varying  backgrounds.

•      Strong  analytical,  problem  solving  and  conceptual  skills.

•      Solution  and  results  focused.

•    Ability  to  work  under  pressure  and  deliver  results  within  strict  deadlines.

•   Attention  to  details  and  time  conscious.

Other  competencies

•   Applicants  must  pass  a  competency  assessment  test.

ONLY  SHORTLISTED  APPLICANTS  WILL  BE  CONTACTED.

Applications  on  relevant  forms  of  G.P  104  for  serving  officers  and  GP  103 for  job  seekers  duly  accompanied  by  completed  appraisal  forms  coupled with  certified  copies  of  educational  certificates  and  transcripts,  should  be sent  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Police  and  Public  Safety

P.O.  Box  866

Maseru  100

OR

They  can  be  hand  delivered  to  Human  Resource  Office,  Ministry  of  Police and  Public  Safety,  Avani  Maseru –  Office  Block,  Room 721  or  730  not later  than  16th  OCTOBER,  2020.

Comments