Assistant Human Resources Officer at Ministry of Education and Training

1210

Applications are  invited  from  suitably  qualified  local  candidates  for  the following  positions  tenable  in  the  Ministry  of  Education  and  Training:

DEPARTMENT    •     TEACHING  SERVICE  DEPARTMENT

JOB  TITLE           •     ASSISTANT  HUMAN  RESOURCES  OFFICER

GRADE  •     F  (M143,  268.00  P.A.  –  M172,  908)

LOCATION:  QACHA’S-NEK,  BUTHA  BUTHE,  MAFETENG  &  TSD

JOB  DESCRIPTION

MAIN  PURPOSE  OF  THE  JOB

Under  the  general  supervision  of  Human  Resources  Officer,  the  position incumbent  is  responsible  for  implement  Human  Resources  decisions  in pertaining  to  teachers.

MAIN  DUTIES

1.  RECRUITMENT  AND  SELECTION

1.1  Verifies  existence  of  vacant  positions  in  accordance  with  school complement.

1.2  Arranges  funding  of  position,  where  necessary  to  enable  filling  in  the  line with  school  operational  needs.

1.3  Collaborates  with  school  principals  to  determine  current  subject  area requirements  filling  of  positions.

2.  UNDERTAKES  IMPLEMENTATION  OF  TRAINING  AND  DEVELOPMENT

2.1  Draws  the  training  plan  in  accordance  with  the  training  needs.

2.2  Maintains  contact  with  training  institutions  to  arrange  participants  for up-coming  training  courses/workshops.

3.  HANDLES  ADMINISTRATION  OF  SALARIES  AND  BENEFITS.

3.1  Checks  the  payroll  to  determine  the  appropriate  payment  of  salaries.

3.2   Draws  a  list  of  teachers  who  are  due  for  salary  increments.

3.2  Undertakes  salary  surveys  to  determine  status  of  salaries  for  review.

3.3  Administers  effective  payment  of  allowance  and  other  benefits  given  to teachers  (rent  for  government  quarters,  car  and  mortgage)

3.4  Attends  to  queries  and  advises  teachers  on  matters  relating  to  payment of  their  salaries  and  terminal  benefits.

3.4  Ascertains  timely  processing  and  payments  of  terminal  benefits.

4.  OVERSEES  IMPLEMENTATION  OF  THE  CODE  OF  CONDUCT GRIEVANCE  CODE

4.1  Informs  and  advises  teachers  on  their  terms  of  appointment  and conditions  of  services.

4.2  Handles  complaints  and  provides  advice  on  grievances  and  disciplinary procedures  for  teachers.

5.  PROCESS  HUMAN  RESOURCES  MANAGEMENT  DECISIONS.

5.1  Drafts  proposal  pertaining  to  teachers’  affairs  to  management  or  the Teaching  Service  Commission.

5.2  Processes  submissions  and  implement  decisions  in  accordance  with established  HR  procedures.

5.3  Writes  letters  to  inform  employees  on  decision  taken  pertaining  to  their terms  of  appointment  for  signature.

5.4  Draws  contracts  of  appointment  for  signature.

6.  UPDATES  AND  RECORDS  HUMAN  RESOURCES  MANAGEMENT INFORMATION

6.1  Updates  HR  data  and  personal  records  to  enable  appropriate  action.

6.2  Establishes  data  input  and  storage  on  all  HR  functions  for  prompt retrieval.

6.3  Writes  information  briefs,  hold  meetings  to  promote  effective communication  with  internal  and  external  users.

6.4  Draws  and  submits  salary  and  Human  Resources  Report  monthly.

7.  MANAGEMENT  AND  SUPERVISON  OF  SURBODINATE  STAFF

7.1  Leads  meetings,  group  discussions  to  prepare  plans,  solve  problems  and make  decisions  on  work  related  activities.

7.2  Agrees  on  targets  and  standards  of  performance  with  subordinates’  staff and  develops  work  plans.

7.3  Monitors  the  performance  of  the  subordinate  staff.

JOB  SPECIFICATION

QUALIFICATIONS

Bachelor  of  Arts  in  Human  Resource  Management  /  Public  Administration  or Equivalent.

Knowledge,  Skills  and  Abilities

•     A  working  knowledge  of  the  Teaching  Service,  relevant  laws  governing teachers’  affairs  such  the  Education  Act  2010,  Teaching  Service Regulations  2002  and  the  Codes  of  Good  Practice  for  Teachers  2011.

•      Good  interpersonal  and  communication  skills

PLEASE  NOTE  THAT  ONLY  SERVING  OFFICERS  MAY  APPLY  FOR            GRADE  F  POSITIONS  HERE  ADVERTISED.

Applications  on  the  relevant  forms  G.P.  104  for  serving  officers and  G.P. 103  for  job  seekers  duly  accompanied  by  certified copies  of  educational certificates,    performance    appraisal forms transcripts,  diplomas  etc.  must  be  addressed  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Education  and  Training

P.  O.   Box  47

Maseru  –  100

Not  later  than,  30th  October,  2019

Comments