Assistant Finance Manager x2 at Ministry of Education and Training


Applications are  invited  from  suitably  qualified  local  candidates  for  the following  positions  tenable  in  the  Ministry  of  Education  and  Training:



GRADE  :     H  (M216  920.00-M256  920.00  P/A)

Main  Purpose  of  the  Job

Under   the   general   supervision   of   Finance   Manager   the   incumbent   is responsible  for  facilitating  revenue  collection  and  prompt  payment  for  goods received  and  services  rendered

Main  Duties

1.  To  Facilitate  Implementation  of  Financial  Laws,  Policies,  Guidelines, Systems  Procedures  and  Standards

1.1  Interprets  financial  laws,  policies,  guidelines,  systems,  procedures  and standards

1.2  Trains  accounting  staff  on  financial  laws,  policies,  guidelines,  systems, procedures  and  standards

1.3  Compiles  the  training  report

1.4  Evaluates  the  effectiveness  of  training

2.  To  Review  Payment  Vouchers  Against  Set  Procedures  and  Standards

2.1  Reviews  supporting  documents  to  confirm  completeness

2.2   Confirms  payment  is  charged  to  correct  vote

2.3  Posts  and  submits  examined  vouchers  to  an  authorising  officer

3.  To  Facilitate  Management  of  Official  Receipts

3.1  Monitors  use  of  receipts

3.2  Accounts  for  receipts

4.  To  Provide  Custody  and  Control  of  Accountable  Documents

4.1  Implements  set  standards  and  procedures  for  safe  guarding  accountable documents

4.2  Controls  usage  of  accountable  documents

4.3  Maintains  stock  levels  and  distributes  accountable  documents

5.  To  Facilitate  Collection  and  Banking  of  Revenue  and  Trust  Monies

5.1  Supervises  the  banking  of  revenue  and  trust  monies  collected

5.2   Posts  collections  into  the  system

5.3   Posts  bank  transfers  to  update  cash  account  in  the  system

5.4  Compiles  monthly  reports  on  collections  against  budget

6.  To  Reconcile  Revenue  Bank  Accounts

6.1  Obtains  bank  statements

6.2  Matches  bank  statements  to  deposit  slips

.3  Matches  posted  transactions  to  bank  statement

6.4   Posts  adjustments  in  the  system  to  correct  errors

6.5  Produces  reconciliation  reports

7.  To  Prepare  Financial  Statements  and  Reports

7.1   Compiles   monthly,   quarterly   and   annual   financial   statements   and reports  then  submits  for  review

8.  To  Supervise  Staff

8.1  Formulates  and  implement  sectional  annual  operational  plan.

8.2   Coordinates  development  of  individual  work  plans

8.3   Monitors  implementation  of  sectional  operational  plan

7.4  Conducts  annual  performance  appraisals  on  individual  supervisees  to assess  their  performance  against  the  set  standards  and  to  identify  training and  development  needs

8.5  Coordinates  training  of  accounting  staff

8.6   Compiles  sectional  budget

8.7   Supervises  staff  to  ensure  that  work  is  done  according  to  plan

8.8  Disciplines  staff  under  his/her  supervision

Job  Specifications

Education  and  Training

Chartered  Accounting  /  Master’s  Degree  in  accounting  plus  two  (2)  years  in the  accounting  and  finance  environment


Honours              /  Postgraduate    Diploma   in   Accounting           /  Finance/      Financial Management  plus  four  (4)  years  working  experience  in  the  accounting  and finance  environment


Bachelor’s  Degree  in  Accounting            /  General  Accounting/   CIPFA  Advanced Diploma  plus  four (4)  years  working  experience  in  the  accounting  and finance  environment


Bachelor’s  Degree  in  Business  Administration  /CIS  plus  CIPFA  Certificate and  5  years  working  experience  in  the  accounting  and  finance  environment

NB:    Membership    of   with    a    recognised   Accounting   or   Financial Professional  Body  will  be  an  added  advantage

Other  Relevant  Knowledge

•    Knowledge  of  Public  Sector  Accounting  is  an  added  advantage.

•      Familiarity  with  the  Public  Finance  and  Accountability  Act 2011   and       related  regulations  is  an  added  advantage.

•             Knowledge  of  Generally  Accepted  Accounting  Practice,  especially  the International   Public   Sector   Accounting   Standards   or   International Financial  Reporting  Standards,  is  essential.

•      Computer  literacy  is  a  must.

•      Familiarity  with  IFMIS  operations  or  any  computerized  accounting  system is  an  added  advantage.

Personal  Competencies

•      Ability  to  work  with  colleagues  from  varying  backgrounds_

•      Strong  analytical,  problem  solving  and  conceptual  skills.

•      Solution  and  results  focused.

•     Ability  to  work  under  pressure  and  deliver  results  within  strict deadlines.

•    Attention  to  details  and  time  conscious.

Other  competencies

Applicants  must  pass  a  competency  assessment  test.


Applications  on  the  relevant  forms  G.P.  104  for  serving  officers and  G.P. 103  for  job  seekers  duly  accompanied  by  certified copies  of  educational certificates,    performance    appraisal forms transcripts,  diplomas  etc.  must  be  addressed  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Education  and  Training

P.  O.   Box  47

Maseru  –  100

Not  later  than,  30th  October,  2019