Assistant Finance Manager

1864

DEPARTMENT    : ADMINISTRATION           

JOB  TITLE : ASSISTANT  FINANCE  MANAGER

GRADE

NO.  OF  POSITIONS : ONE  (1)

RESPONSIBLE  TO : DIRECTOR  FINANCE

MAIN  PURPOSE  OF  THE  JOB

Under  the  general  supervision  of  Director  Finance,  the  incumbent  is  responsible  for facilitating  revenue  collection  and  prompt  payment  for  goods  received  and  services rendered.

MAIN  DUTIES

1.  To  facilitate  implementation  of  Financial  laws,  policies,  guidelines, systems  procedures  and  standards

1.1  Interprets  financial  laws,  policies,  guidelines,  systems,  procedures  and  standards.

1.2  Trains  accounting  staff  on  financial  laws,  policies,  guidelines,  systems, procedures  and  standards.

1.3   Compiles  the  training  report.

1.4  Evaluates  the  effectiveness  of  training.

2.  To  review  payment  vouchers  against  set  procedures  and  standards

2.1  Reviews  supporting  documents  to  confirm  completeness.

2.2   Confirms  payment  is  charged  to  correct  vote.

2.3  Posts  and  submits  examined  vouchers  to  an  authorising  officer.

3.  To  facilitate  management  of  official  receipts

3.1  Monitors  use  of  receipts.

3.2  Accounts  for  receipts.

4.  To  provide  custody  and  control  of  accountable  documents

4.1  Implements  set  standards  and  procedures  for  safeguarding  accountable documents.

4.2  Controls  usage  of  accountable  documents.

4.3  Maintains  stock  levels  and  distributes  accountable  documents.

5.  To  facilitate  collection  and  banking  of  revenue  and  trust  monies

5.1  Supervises  the  banking  of  revenue  and  trust  monies  collected.

5.2   Posts  collections  into  the  system.

5.3   Posts  bank  transfers  to  update  cash  account  in  the  system.

5.4  Compiles  monthly  reports  on  collections  against  budget.

6.  To  reconcile  revenue  bank  accounts

6.1  Obtains  bank  statements.

6.2   Matches  bank  statements  to  deposit  slips.

6.3   Matches  posted  transactions  to  bank  statement,

6.4   Posts  adjustments  in  the  system  to  correct  errors.

6.5  Produces  reconciliation  reports.

7.  To  prepare  financial  statements  and  reports

7.1  Compiles  monthly,  quarterly  and  annual  financial  statements  and  reports  then submits  for  review.

8.  To  supervise  staff

8.1  Formulates  and  implements  sectional  annual  operational  plan.

8.2   Coordinates  development  of  individual  work  plans.

8.3   Monitors  implementation  of  sectional  operational  plans.

7.4  Conducts  annual  performance  appraisals  on  individual  supervisees  to  assess  their performance  against  the  set  standards  and  to  identify  training  and  development needs.

8.5   Coordinates  training  of  accounting  staff.

8.6   Compiles  sectional  budget.

8.7   Supervises  staff  to  ensure  that  work  is  done  according  to  plan.

8.8  Disciplines  staff  under  his/her  supervision.

JOB  SPECIFICATIONS

Education  and  Training

Chartered  Accountant/Master’s  Degree  in  Accounting/Financial  Management  plus three  (3)  years’  working  experience  at  a  middle  management  level  in  an  accounting environment.

OR

General  Accountant  plus  a  Bachelor’s  Degree  in  Business  Management  or  related graduate  degree  plus  four  (4)  years’  working  experience  at  a  middle  management level  in  an  accounting  environment.

OR

General   Accountant   plus   seven      (7)   years   working   experience   at   a   middle management  level  in  an  accounting  environment.

OR

Bachelor’s   Degree   in   Commerce/Accounting   and   Finance   plus  eight     (8)  years’ working  experience  at  a  middle  management  level  in  an  accounting  environment.

The  incumbent  must  be  a  member  of  a  recognized  professional  accounting  or  finance body.

Other  Relevant  Knowledge

•      Knowledge  of  Public  Sector  Accounting  is  an  added  advantage.

•      Familiarity  with  the  Public  Finance  and  Accountability  Act,     2011  and  related regulations  is  an  added  advantage.

•      Knowledge    of    Generally    Accepted    Accounting    Practice,    especially    the International   Public   Sector   Accounting   Standards   or   International   Financial Reporting  Standards,  is  essential.

•      Computer  literacy  is  a  must.

•      Familiarity  with  IFMIS  operations  or  any  computerized  accounting  system  is  an added  advantage.

Personal  Competencies

•    Ability  to  work  with  colleagues  from  varying  backgrounds.

•      Strong  analytical,  problem  solving  and  conceptual  skills.

•     Solution  and  results  focused.

•     Ability  to  work  under  pressure  and  deliver  results  within  strict  deadlines.

•   Attention  to  details  and  time  conscious.

Other  competencies

Applicants  must  pass  a  competency  assessment  test.

ONLY  SHORTLISTED  APPLICANTS  WILL  BE  CONTACTED.

Applications  on  relevant  forms  of  G.P  104  for  serving  officers  and  GP  103 for  job  seekers  duly  accompanied  by  completed  appraisal  forms  coupled with  certified  copies  of  educational  certificates  and  transcripts,  should  be sent  to:

The  Principal  Secretary

Ministry  of  Police  and  Public  Safety

P.O.  Box  866

Maseru  100

OR

They  can  be  hand  delivered  to  Human  Resource  Office,  Ministry  of  Police and  Public  Safety,  Avani  Maseru –  Office  Block,  Room 721  or  730  not later  than  16th  OCTOBER,  2020.

Comments